Méthode
De votre premier appel au jour J : comment je travaille.
Le jour J, c'est la partie visible. L'essentiel se prépare dans les quatre semaines d'avant, et c'est ce qui permet de finir à l'heure.
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01
Quinze minutes
L'appel de cadrage
Date, lieu, nombre de participants, langue de l'événement, et ce que vous voulez que le public retienne. Ces quelques questions suffisent pour savoir si l'événement demande une demi-journée ou deux jours, et pour faire un devis juste. Je vous l'envoie après cet appel.
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02
Trois à quatre semaines avant
Le brief
Vous m'envoyez votre déroulé tel qu'il est, même incomplet. Je vous renvoie la liste de ce qui manque : temps de parole non attribués, transitions sans responsable, interventions mal placées dans la journée. C'est le bon moment pour corriger le programme, pas le jour même.
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03
Deux semaines avant
L'écriture du conducteur
J'écris le déroulé minuté et ce que je vais dire à chaque moment, dans la ou les langues de l'événement. Vous relisez, vous ajustez le vocabulaire de l'entreprise, vous retirez ce qui ne doit pas être dit. Cette écriture fait partie de mon travail, ce n'est jamais une option.
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04
La veille ou le matin même
La répétition
Avec la régie : son, lumière, vidéo. On cale les tops, on marque au sol les entrées en scène, on règle le niveau de la voix dans la salle vide, puis une fois le public installé. Les intervenants qui le souhaitent passent sur scène avant l'ouverture des portes.
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05
Sur place avant vos invités
Le jour J
Je présente et je surveille l'horaire. Les retards se rattrapent dans les transitions. Les imprévus se règlent avec votre chef de projet, hors micro, pendant qu'autre chose se passe sur scène. Le public ne voit rien des coulisses.
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06
Dans la semaine
Après
Un bilan court : ce qui a bien marché, ce qui a coincé. Il sert pour l'édition suivante. Beaucoup de ces événements reviennent chaque année, et la deuxième édition se prépare bien plus vite.
Qui fait quoi
Certains chefs de projet craignent qu'un maître de cérémonie prenne la main sur leur événement. Ce n'est pas le cas. Voici la répartition, la même sur chaque événement.
Vous, ou votre agence
- Le programme, les arbitrages de contenu et les messages.
- La production, les prestataires, la logistique, la régie.
- La décision finale sur tout ce qui touche à la marque.
Moi
- Le micro, du premier au dernier mot.
- L'horaire, et le rattrapage des retards.
- Le lien avec le public, y compris quand il ne parle pas la même langue.
- La préparation des intervenants qui ont besoin d'être rassurés.
Vous gardez la main sur l'événement, je m'occupe du micro. C'est la répartition qui marche le mieux un jour où tout va vite.
Ce qu'il me faut pour vous répondre
Avec ces informations, je peux vous répondre précisément dès le premier échange. Pas besoin de plus pour commencer.
- La date, ou la fourchette de dates si elle n'est pas figée.
- Le lieu, ou au moins la ville.
- Le format et le temps de présence attendu sur place.
- Le nombre de participants.
- La langue de l'événement, et la part du public qui ne parle pas français.
- Qui décide, et pour quand.
Envoyez-moi ces six informations
Date, lieu, format, nombre de participants, langue et date de décision. Je vous réponds en général dans la journée sur ma disponibilité et sur ce que le format demande.