Que fait un maître de cérémonie dans un événement d'entreprise ?

Avant : la plus grande partie du travail

Il reprend votre programme et repère ce qui coince : un temps de parole trop long, une transition dont personne n'est responsable, un sujet important placé juste après le déjeuner.

Il écrit le conducteur avec le chef de projet, c'est-à-dire le déroulé minuté de l'événement, avec ce qu'il dira à chaque moment. Il appelle les intervenants qui en ont besoin, et il répète avec la régie.

Pendant : le micro et le temps

Il ouvre et pose le cadre. Il présente chaque intervenant avec son nom et sa fonction exacte. Il fait le lien entre les séquences, prend les questions du public et garde un œil sur l'horaire en permanence.

Quand un intervenant dépasse, il l'amène à conclure, comme convenu avec lui à l'avance. Quand une vidéo ne se lance pas, il occupe le temps pendant que la régie règle le problème. Le public ne s'aperçoit de rien.

Ce qu'il ne fait pas

Il ne remplace pas le chef de projet : le programme, les arbitrages et les messages restent à l'organisateur. Il ne gère ni le son ni la vidéo. Et il ne parle pas à la place de la direction sur les sujets importants : il lui passe la parole au bon moment.

Quand vous n'en avez pas besoin

Pour une réunion interne d'une heure avec deux ou trois prises de parole, votre dirigeant ou votre responsable de la communication suffit. Faire appel à un professionnel serait une dépense inutile.

Ça change dès que l'événement dure une journée, réunit beaucoup d'intervenants, accueille des clients ou un public étranger. Le collaborateur qui présente ne profite plus de l'événement, et il aura du mal à interrompre un directeur qui dépasse. Un présentateur extérieur peut le faire sans enjeu hiérarchique.

Ma façon de travailler

J'écris le conducteur avec votre chef de projet, je répète avec la régie, et je présente en français, en anglais ou en espagnol. Je prends une seule date à la fois, et vous avez le même interlocuteur du premier appel à la fin de l'événement.

Questions fréquentes

Maître de cérémonie, présentateur, modérateur : quelle différence ?

Le présentateur s'occupe de l'ensemble d'un événement. Maître de cérémonie est le terme habituel pour une soirée, un gala ou une remise de prix. Le modérateur intervient sur une session, souvent une table ronde, pour faire avancer le débat. Une seule personne peut faire les trois dans la même journée.

Doit-il connaître notre secteur ?

Il doit surtout bien préparer : vos termes, vos sigles, les noms et fonctions des intervenants. Le fond reste aux experts sur scène. Un bon brief compte plus qu'une expérience passée dans votre secteur.

Si on confie le micro à un collaborateur, quels conseils lui donner ?

Choisissez quelqu'un d'à l'aise à l'oral, donnez-lui le conducteur au moins une semaine avant, et dites clairement devant la direction qu'il a le droit d'arrêter un intervenant qui dépasse. Sans ce feu vert, il ne le fera pas.

À quelle heure arrive-t-il sur place ?

Avant l'ouverture des portes, assez tôt pour la répétition avec la régie, et parfois la veille quand le programme commence tôt. Il reste jusqu'à la fin annoncée.